Urząd Miejski w Mrągowie podobnie jak wszystkie instytucje publiczne w dobie pandemii zmienił zasady funkcjonowania.

W związku z pojawieniem się zagrożenia zarażeniem wirusem SARS-CoV-2, powodującym COVID -19, Burmistrz Miasta Mrągowa Zarządzeniem nr 30/2020 z dnia 13 marca 2020 roku w sprawie wprowadzenia szczególnych zasad obsługi petentów Urzędu Miejskiego w Mrągowie, zmienił organizację pracy Urzędu Miejskiego w Mrągowie z dniem 16 marca 2020 roku do odwołania. Nowa organizacja polegała na tym, że petenci byli wpuszczani tylko do holu przy wejściu głównym, gdzie pracownicy Urzędu odbierali dokumenty. Była także ustawiona urna, do której można było wrzucać dokumenty. Ponadto wprowadzono zakaz poruszania się po pozostałych pomieszczeniach Urzędu. Jednocześnie pracownicy pracowali w systemie rotacyjnym – wg harmonogramów przygotowanych przez bezpośrednich przełożonych.

Następnie Zarządzeniem nr 45/2020 z dnia 25 maja 2020 r. Burmistrz Miasta Mrągowa uchylił szczególne zasady obsługi petentów. Jednocześnie na terenie Urzędu obowiązywał nadal reżim sanitarny, w tym dopuszczalna liczba interesantów przebywających, w tym samym czasie, w jednym pomieszczeniu nie mogła być większa niż 1 osoba na stanowisko.

W związku z ponownym zwiększeniem się ryzyka zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 od dnia 7 października 2020 r. Zarządzeniem nr 93/2020 z dnia 6 października 2020 r. Burmistrz Miasta Mrągowa wprowadził szczególne zasady obsługi petentów/interesantów Urzędu Miejskiego w Mrągowie. Zasady przedstawiały się następująco:

• na parterze budynku Urzędu ustawiono urnę podawczą, do której można było wrzucać pisma, wnioski czy dokumenty;

• w wyjątkowo pilnych sprawach, zainteresowani petenci obsługiwani byli przez urzędników na parterze (później półpiętrze) budynku przez stanowisko podawcze,

• Kasa Urzędu została zamknięta dla petentów,

• wprowadzono zakaz poruszania się po pozostałych pomieszczeniach Urzędu,

• pracownicy Urzędu zobowiązani zostali do noszenia identyfikatorów oraz zasłaniania ust i nosa przy obsłudze petentów/interesantów i przy przemieszczaniu się po Urzędzie.

Aby uregulować zagadnienie pracy zdalnej, Zarządzeniem nr 106/2020 z dnia 30 października 2020 r. Burmistrz Miasta Mrągowa wprowadził regulamin pracy zdalnej. Pracownicy rozpoczęli pracę rotacyjną wg harmonogramów sporządzonych przez bezpośrednich przełożonych. W obu sytuacjach zagrożenia pracownicy Urzędu pracujący w Ratuszu Miejskim przyjmowali interesantów w wyjątkowych i pilnych sprawach po wcześniejszym telefonicznym umówieniu się z pracownikiem merytorycznym, a sam budynek pozostawał co do zasady niedostępny dla petentów.

Należy nadmienić, że Urząd Stanu Cywilnego w Mrągowie pełnił weekendowy i świąteczny dyżur telefoniczny przy rejestracji zgonów w wyniku COVID-19. Z uwagi na sytuację epidemiczną w przypadku zgonu na skutek choroby zakaźnej, zgłoszenia w Urzędzie Stanu Cywilnego w Mrągowie w celu wydania aktu zgonu można było dokonać w dni wolne od pracy, po uprzednim umówieniu się pod nr telefonu: 697 555 196. Informacja o takiej możliwości została przekazana do mrągowskiego szpitala oraz umieszczona na stronie internetowej www.mragowo.pl.

W przypadku Rady Miejskiej, jej obrady w 2020 r. jeden raz odbyły się na dotychczasowych zasadach. Następnie, w związku z ogłoszonym stanem pandemii, sześciokrotnie odbyły się w trybie korespondencyjnym, na podstawie art. 15zzx ust. 1-3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1842 ze zm.), a w pozostałych 5 przypadkach obrady odbywały się w trybie stacjonarnym z zachowaniem pełnego reżimu sanitarnego.

Jednostki podległe Miastu również musiały dostosować zasady funkcjonowania do nowej rzeczywistości.

• Działalność mrągowskich placówek oświatowych, jak również ŚDS, była bardzo ograniczona w związku z wprowadzonymi obostrzeniami z powodu epidemii COVID -19 . Od połowy marca 2020 r. z krótką przerwą, nauczanie i zajęcia w ŚDS odbywały się z wykorzystaniem metod zdalnych. W szkołach, w tym celu zakupiono laptopy do przekazania ich potrzebującym uczniom. W ramach programu „Zdalna Szkoła” i „Zdalna Szkoła +” zostało zakupionych 58 laptopów wraz z oprogramowaniem, które były przydatne dla uczniów zarówno w roku szkolnym 2019/2020, jak i 2020/2021.

• Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej ze względu na charakter wykonywanych zadań zachowywał ciągłość udzielanych świadczeń, przy czym ograniczone zostało przyjmowanie interesantów bezpośrednio w placówce. Wszelkie sprawy, które nie wymagały bezpośredniego kontaktu z pracownikiem rekomendowano załatwiać telefonicznie lub drogą elektroniczną. Osoby, które chciały, bądź musiały skorzystać z wizyty stacjonarnej w ośrodku zobligowane były do poddania się reżimowi sanitarnemu w zakresie zasłonięcia ust i nosa oraz dezynfekcji rąk płynem dezynfekcyjnym, który został dla nich udostępniony przy wejściu do budynku. Ograniczono również liczbę osób mogących przebywać w jednym pomieszczeniu do jednej osoby na jedno stanowisko.

• Mrągowskie Centrum Kultury podobnie jak inne instytucje kultury dostosował się do obostrzeń w zakresie liczby osób korzystających np. z biblioteki i kina. Decyzją Rządu już od 12 marca wszelkiego rodzaju placówki kulturalne zostały zamknięte. Również CKiT musiało dostosować sposób funkcjonowania do nowej, pandemicznej rzeczywistości. Z punktu widzenia zawieszenia działalności stacjonarnej CKiT w ciągu całego roku dostosowywało się do dyspozycji podejmowanych na szczeblu rządowym i we wskazanych terminach nieczynne były m.in. kino Zodiak, Biblioteka Miejska, odwołane lub przesunięte na inny termin planowane z udziałem publiczności koncerty i spotkania.

W całym okresie zawieszenia funkcjonowania stacjonarnego, pracownicy przygotowali dla mieszkańców Mrągowa szereg aktywności on-line. Niektóre z nich przybrały formę cyklicznych wirtualnych spotkań z mieszkańcami, jak m.in: #zostanwdomu i TAŃCZ, #zostanwdomu i TWÓRZ czy #zostanwdomu i ZOBACZ. Ponadto Mrągowskie Centrum Kultury na bieżąco informowało o darmowym dostępie do wydarzeń kulturalnych w formie zdalnej. Poprzez akcję "W domu z kulturą" mieszkańcy Mrągowa mogli bez wychodzenia z domu podziwiać obrazy Fridy Kahlo czy wziąć udział w widowisku tanecnzo-muzycznym "Dziadek do orzechów".

Czytelnicy Biblioteki Miejskiej w Mrągowie również w okresie tzw. lockdownu nie zostali pozostawieni bez dostępu do literatury. Biblioteka udostępniła im możliwość korzystania z platformy Legimi, dzięki której mieli oni dostęp do kilku tysięcy ebooków i audiobooków. Ponadto każdy czytelnik mógł otrzymać specjalny kod dostępu do serwisu IBUK Libra, który oferuje wiele książek, czasopism oraz poradników w formie elektronicznej.